W celu zapewnienia wysokiego poziomu obsługi, wymagane jest składanie zamówień wyłącznie w formie pisemnej, poprzez fax lub e-mail*. W zamówieniach konieczne jest umieszczenie następujących informacji:
- Dane zamawiającego: nazwa firmy, dokładny adres, NIP, imie i nazwisko osoby składającej zamówienie oraz dane kontaktowe: telefon, fax., adres e-mail.
- Numer i data złożenia zamówienia.
- Numer oferty na podstawie której zamówienie zostało wystawione.
- Specyfikacja zamawianych części zamiennych: Nazwa, numer katalogowy, ilość, cena.
- Wybrany tryb dostawy (STANDARD, EXPRESS, SUPER EXPRESS).
Jeżeli adres dostawy jest inny niż Zamawiającego wówczas konieczne jest podanie kompletnych danych adresowych Odbiorcy, a więc: Pełna nazwa firmy, dokładny adres, kod pocztowy, miasto, imię i nazwisko osoby upoważnionej do odbioru towaru oraz dane kontaktowe do tej osoby (tel., fax., e-mail). W przypadku braku dodatkowych danych Odbiorcy, domyślnym odbiorcą jest Zamawiający.
Zamawiający zawsze jest uważany za Płatnika. Jedynym dopuszczalnym wyjątkiem są zamówienia składane przez Oddział firmy ze wskazaniem siedziby firmy jako Płatnika. W przypadku braku dodatkowych danych Płatnika, domyślnym płatnikiem jest Zamawiający.
Jeżeli adres dostawy Faktury VAT jest inny niż Płatnika wówczas konieczne jest podanie kompletnych danych adresowych Odbiorcy Faktury, Pełna nazwa firmy, dokładny adres, kod pocztowy, miasto, imię i nazwisko osoby upoważnionej do odbioru Faktury. W przypadku braku dodatkowych danych dot. adresu dostawy Faktury VAT domyślnym adresem jest adres Płatnika.
* - dopuszcza się wyłącznie zamówienia pochodzące z serwerów należących do firmy zamawiającej (np. uzytkownik@firma.com). Nie są przyjmowane do realizacji zamówienia z ogólnodostępnych serwerów darmowych (np. wp.pl, Onet) ani innych, które udostępniają publicznie adresy e-mail.